VOLUNTARIADO: Cómo reclutar, desarrollar y retener voluntarios (1ra Parte)

No solo las empresas luchan por encontrar nuevos servidores para sus operaciones. Muchas personas que servían como voluntarios en las iglesias antes de la pandemia se han ido y ha sido difícil reemplazarlos.

Es muy probable que la mayoría de nosotros se lo hayamos dicho a nuestra gente durante los servicios dominicales, pero es casi imposible desarrollar servicios vibrantes con excelencia durante el fin de semana sin voluntarios. Eso aplica tanto para una pequeña iglesia recién plantada como para una megaiglesia.

En un momento histórico en que todavía asistir presencialmente a la iglesia puede ser decisión meditada para algunos, ¿cómo les pedimos a las personas que hagan más?

Este es el primero de dos artículos con recomendaciones sobre buenas prácticas probadas y sencillas que usted y su iglesia pueden adoptar para reclutar voluntarios.

Primero que todo, debemos empezar por autoevaluarlos: ¿realmente estamos preguntando?  Sea claro: si está buscando desarrollar el programa de voluntarios en su iglesia, puede que sea el mejor momento para reevaluar sus métodos de reclutamiento.

Tenga en cuenta que la mejor manera de reclutar voluntarios es orgánicamente. Es decir, no debería tener que vender la idea del voluntariado. Más bien, debe comunicarse con aquellos que han expresado un interés genuino en ayudar a los necesitados y servir.

Es posible que los miembros de su congregación quieran ser voluntarios, pero aún no se han registrado para ello. En muchos casos, reclutar voluntarios para la iglesia consiste en hacer su programa más accesible.

En esta primera entrega compartiremos cinco buenas prácticas efectivas sobre cómo reclutar voluntarios de la iglesia que se comprometan con su misión.

1. Haga accesible y aclare las oportunidades de voluntariado

Los voluntarios no deberían tener que buscar oportunidades de servicio en su sitio web o canales en la red social; los siguientes consejos visibilizaran tales oportunidades:

• Asigne a cada oportunidad un título con el nombre del servicio que se requiere y una descripción de las responsabilidades claves que implica.

• Incluya un encabezado visible de "Voluntario" en el menú de navegación de su sitio web o canal de red social.

• Haga una lista de todos sus eventos y oportunidades de voluntariado en la iglesia en un solo lugar en su sitio web o canal de red social.

• Destaque un evento interesante, en particular, en su página de inicio o canal en red social.

2. Simplifique el registro de voluntarios

Una vez que los posibles voluntarios encuentren oportunidades que les interesen, deberían poder registrarse en el programa de voluntariado de su iglesia sin problemas, con simplicidad, mediante formularios cortos y amigables.

Demasiados obstáculos en el proceso de solicitud de voluntariado de la iglesia, puede desalentar accidentalmente a potenciales voluntarios. Responda con prontitud cuando los miembros expresen interés por su programa. Envíe un mensaje de agradecimiento con detalles sobre los próximos pasos claros y procesables, para que sepan exactamente qué hacer para participar en su programa.

Si bien el registro debe ser simple, no debe omitir los pasos necesarios, como la investigación y verificación de antecedentes. Estos procesos deben, sin embargo, ocurrir puntualmente.

Recomendamos desarrollar una solución automatizada o adquirir un software de gestión y programación de voluntarios de la iglesia. Las plataformas disponibles en el mercado ofrecen exenciones de firma electrónica, registro simple de voluntarios y respuestas automáticas cuando las personas se registran en su programa de voluntariado.

3. Aplique una encuesta para identificar voluntarios en la iglesia

Sus mejores voluntarios se preocupan por el trabajo que están haciendo; asegúrese de tener muchas oportunidades que se adapten a sus pasiones, intereses y habilidades.

¿Por qué no realizar una encuesta de interés para recopilar información importante sobre los tipos de causas que son importantes para sus voluntarios? 

Porque sentirán que se escuchan sus voces y será más probable que encuentren una oportunidad con la que se comprometan.

Aquí hay algunas preguntas importantes de la encuesta de interés de los voluntarios para hacerles a sus miembros:

•     ¿Aproximadamente cuántas horas a la semana espera ser voluntario?

•     ¿Qué días de la semana está disponible para ser voluntario?

•     ¿Cuál de las siguientes causas te apasiona? (Agrega lista de máximo 5)

•     ¿Cuál de las siguientes áreas de servicio le interesa más?

•     ¿Que le haría sentir más motivado para ser voluntario en la iglesia?

•     ¿Con que habilidades profesionales o técnicas cuenta para ayudar en las actividades de voluntariado?

•     ¿Cuáles son sus metas para el voluntariado? ¿Qué espera obtener de su experiencia de voluntariado?

Cada uno de sus voluntarios tiene dones y habilidades especiales. Comprender las habilidades, dones y pasiones de sus voluntarios lo ayudará a asignarles los roles más apropiados.

Para usar una plantilla adecuada para identificar voluntarios recomendamos visitar https://www.questionpro.com/es/survey-templates/volunteer-recruitment-survey-template/

4. Promocione Oportunidades de Voluntariado

¡Corra la voz sobre las emocionantes oportunidades de voluntariado utilizando una variedad de plataformas de divulgación! Aquí hay algunas maneras de intensificar la eficacia de la divulgación:

•     - Anuncie los próximos eventos en las plataformas de redes sociales de su organización, como Facebook, Instagram y Twitter.

•     - Anime a sus voluntarios a compartir fotos de su participación en el evento. ¡Recuerde a los voluntarios que usen su etiqueta (hashtag #) para generar interés colectivo!

•     - ¡Destaque algunas de sus oportunidades en su boletín como organización sin fines de lucro!

•     - No se olvide de las plataformas de divulgación más tradicionales. Si bien las redes sociales son una forma sencilla de llegar a un público más amplio, muchos de los miembros de su iglesia pueden obtener su información de los periódicos y la radio. Consulte este artículo sobre consejos para escribir su próximo comunicado de prensa. 

- Con cada mención de una oportunidad, asegúrese de incluir descripciones claras del trabajo de voluntario en la iglesia, un llamado a la acción para registrarse y un enlace que lleve directamente al interesado a la página de oportunidades para que los prospectos estén a solo un clic de unirse al programa de voluntariado de su iglesia.

5. Haga que el voluntariado sea una actividad social

¡Anime a los voluntarios a invitar a amigos y familiares! Es la mejor manera de garantizar que los voluntarios se diviertan y se sientan bien con el trabajo que están haciendo. Mientras tanto, ¡reclutarás nuevos ayudantes comprometidos!

Ofrezca incentivos para los voluntarios que traigan a sus amigos (a los voluntarios les encantará el café y los bocadillos).

Estos consejos esenciales le ayudarán a desarrollar su programa de voluntariado. Un software sólido de gestión de voluntarios puede ayudarlo a reclutar e involucrar a voluntarios para que su iglesia pueda tener un impacto en su comunidad. Recomendamos la versión en español de “Get connected” de la compañía Galaxy digital.

En la segunda entrega de esta serie, compartiremos cinco pasos para potenciar su programa de voluntariado y hacer su impacto duradero. 

Hasta la próxima

MA. Juan C. Flores Zúñiga, CPLC, ACC, BSc
FUNDACIÓN LIDERINNOVA